SISTEM PENGARSIPAN PADA DIVISI UMUM KESEKRETARIATAN PT. PEMBANGKITAN JAWA BALI (PJB)
KANTOR PUSAT SURABAYA
Nama : HENDRIYANI PUSPITA SARI
NIM : 09.39015.0009
Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh suatu instansi/organisasi sehubungan dengan pentingnya kegiatan administrasi. Tujuan penulisan laporan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui penggolongan dan penanganan arsip secara manual dan komputerisasi pada PT. Pembangkitan Jawa Bali. Metode penulisan yang digunakan dalam menyusun laporan Proyek akhir adalah Studi Observasi, Wawancara, Studi Literatur dan Konsultasi. Data kearsipan pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berupa Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi, Training dan Tunjangan Kesehatan. Proses penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu berdasarkan fisik, fungsi dan tingkat perkembangan/pembuatan. Sistem pengarsipan yang terdapat di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem pengarsipan secara manual dan sistem pengarsipan secara komputerisasi. Proses pengarsipan secara manual yang digunakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem alfanumerik dan sistem kode masalah. Sistem alfanumerik adalah penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka, sedangkan sistem kode masalah adalah penataan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip tersebut. Sedangkan pengarsipan secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali menggunakan software canofile. Pengarsipan dengan software canofile dapat mempermudah dalam hal menyimpan, mengindex dan pencarian arsip.
Berdasarkan hasil proyek akhir yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa proses kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kondisi dan teori yang ada, yaitu dilakukan melalui beberapa proses pengelompokan, pemrosesan, penyerahan arsip dan penataan arsip.
